Styrelsearbete i små och medelstora företag.
Varför skall man ha en extern styrelseledamot?
I en del mindre och medelstora företag saknas en fungerande styrelse. Det finns en internt sammansatt styrelse bara för att Aktiebolagslagen kräver det.
Sammanträdena, om de ens existerar, formas till upprepningar av den dagliga verksamhetens diskussioner, och kanske också en genomgång av månadens/
kvartalets eller årets resultat, som dessutom de flesta känt till i veckor.
I många andra fall arbetar styrelsen fokuserat och strategiskt med bolagets framtid, men kan fortfarande vinna på en breddad kompetens.
Om Ni inte idag har någon extern representant i Er styrelse, men överväger detta vill jag gärna peka på fördelarna, och vad man bör tänka på.
Nyttan med en extern styrelseledamot.
-
En uppenbar fördel är naturligtvis att man får ett tillskott, och en breddning, av erfarenheter, kunskap och kompetens. De som jobbar i företaget och i dess ledning är naturligtvis de som kan den aktuella verksamheten bäst. Att någon som kommer utifrån ser på verksamheten med andra ögon kan dock medföra att de strategiska, både kort- och långsiktiga, diskussionerna tar andra banor än vad de annars skulle ha gjort.
-
En annan fördel man inte skall underskatta, är att den som kommer in i styrelsen har med sig sitt eget nätverk av kontakter, som vid olika tillfällen kan visa sig värdefulla.
-
Den operativa ledningen förbereder sig också ofta bättre, och tvingas därmed tänka igenom både dagordningen och de analyser, frågeställningar, resultat och annat som skall tas upp på styrelsemötet.
-
I många fall kan en extern styrelseledamot bli en utmärkt diskussionspartner, Senior Advisor och bollplank till VD även mellan styrelsesammanträdena.
-
Kanske speciella analyser, utredningar, och frågeställningar kan överlåtas på en extern ledamot för att inte belasta den operativa ledningens arbete med den dagliga verksamheten.
-
Om stora förändringar är förestående, Ni är inne i en kraftig expansionsperiod, har likviditets- eller lönsamhetsproblem, står inför organisationsförändringar, funderar på förvärv, nybyggnation, försäljning eller sammanslagning av bolaget är behovet av en förstärkning i styrelsen ofta extra tydligt.
-
En extern ledamot är inte involverad i den dagliga verksamheten och har inte de låsningar som av historiska skäl alltid finns i organisationen. Han eller hon kan därmed arbeta mera fritt i sitt tänkande, och arbeta för företagets bästa utan att behöva ta de hänsyn som den operativa ledningen känner att de måste ta.
-
Känsliga kontakter för bolagets räkning kan tas av den externa styrelseledamoten.
Vad man bör tänka på:
Vilken kompetens har Ni idag, förutom den företags- och branschspecifika kompetens som är en del av den operativa ledningen av bolaget? Vad saknar Ni mest?
Det är självfallet lämpligt att försöka hitta en person som kompletterar den erfarenhet och den kunskap Ni redan har.
Växer Ni starkt, planerar eller funderar över hur Ni skall utvecklas, står inför någon form av vägskäl, ja, då skall Ni förstås försöka hitta någon som besitter de erfarenheterna.
I vissa lägen kanske man behöver någon som är verkligt specialiserad, men i regel är det så att ett mindre eller medelstort företag i första hand behöver någon med bred erfarenhet av företagsamhet, någon som kan fungera som en katalysator i diskussionerna, slussa bolaget vidare till andra i sitt kontaktnät och vara ett stöd för VD.
Hur hittar man en lämplig extern styrelseledamot?
Det mest naturliga är att man letar i sitt befintliga nätverk. Använder Ni en affärsjurist som Ni känner väl, ta upp frågan med honom, Er revisor kan ge tips, Er bank är en annan användbar kontakt.
Kort sagt använd Ert befintliga nätverk, de ovan nämnda grupperna är dessutom vana att hantera konfidentiell information.
Det finns också organisationer som har byggt upp databaser med kandidater till styrelseposter som man kan vända sig till. Ett exempel på detta är StyrelseAkademien, en ideell förening med 2700 medlemmar.
-
Ta Er tid att diskutera igenom vad Ni förväntar Er.
-
Försäkra Er om att kandidaten verkar ha tid för uppdraget
-
Känn efter om detta är en person Ni tror Ni kan jobba ihop med. Personkemin är, som alltid, viktig.
-
Stämmer profilen, verkar personen ha den bakgrund och den kompetens som Ni vill ha in i styrelsen?
Känner Ni er osäker, ta upp frågan om kandidaten kan acceptera att adjungeras till styrelsen under en period, kom i så fall överens om villkoren för detta.
Vad kostar det?
Det är bolagsstämman som formellt beslutar om arvodena till styrelsens ledamöter. Här finns inga kollektivavtal, inga lönetabeller. Ofta har ordföranden det dubbla arvodet mot vad en ledamot har. Eventuella suppleanter i sin tur har lägre arvoden än ledamöterna.
Som i många andra sammanhang kan man nog förväntas få vad man betalar för. För ett mindre företag borde ett årsarvode i intervallet 1/2 till 2 basbelopp i alla fall kunna tjäna som riktvärde.
StyrelseAkademien skriver i sin reviderade (maj 2009) skrift "Vägledning till god styrelsesed" följande:
"Arvoden. En tumregel är att en ordförande i ett mindre eller medelstort bolag ska ha ett arvode på det högre av antingen 20 procent av VD:s lön eller 1-2 prisbasbelopp (cirka 43 000-86 000 kronor). För börsnoterade bolag kan det många gånger vara motiverat med högre arvode. Grundarvode till en ordinarie ledamot bör i allmänhet vara mellan en tredjedel och hälften av ordförandes arvode. Deltagande i utskottsarbete bör i allmänhet arvoderas särskilt."
Styrelsearvoden är personliga, företaget skall alltså dra preliminärskatt och betala sociala avgifter. Konstruktionen kan variera, årsarvode, sammanträdesarvode eller en kombination är några varianter. Det är också viktigt att man är överens om vad arvodet innefattar. Om man vill ha hjälp av den nya ledamoten utöver inläsning av styrelsematerial och deltagande på sammanträdena kanske detta skall ersättas separat.
Många av de bedömningar som bolaget måste göra avseende en viss kandidat, måste också varje seriös kandidat till en post i styrelsen själv göra av bolaget och dess ledning.
För att ta ett uppdrag måste man känna att man verkligen kan tillföra något, och för att göra detta måste man ta reda på en hel del information om företaget, läsa in sig på branschen, göra en bedömning av både bolagets situation och position liksom försöka göra en bedömning av företagsledningen.
Den som kan bli aktuell för en styrelsepost kommer därför att vilja läsa igenom protokoll, årsredovisningar, analyser och rapporter samt kontrollera att en det finns en styrelseansvarsförsäkring tecknad innan han eller hon definitivt bestämmer sig själv.
Gäller det ett mindre företag där det inte tidigare funnits några externa styrelseledamöter, vill den tilltänkte kandidaten säkert också känna att man har villiga mottagare av den kompetens man tror sig kunna tillföra.